Difendibilità del modello 231: superare la compliance formale per una governance documentale efficace

A cura diAndrea DicantoConsulente tecnico · Pubblicato il 06/07/2026

Il rischio della compliance formale: quando il modello 231 diventa un "documento di carta"

Per numerose imprese, l'implementazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOG) ai sensi del D.Lgs. 231/2001 viene erroneamente interpretata come un adempimento burocratico o un requisito formale per soddisfare partner commerciali e istituzionali. Questo approccio induce a una pericolosa illusione di sicurezza: la convinzione che la semplice esistenza di un manuale sottoscritto sia sufficiente a escludere la responsabilità amministrativa dell'ente.

Tuttavia, per un imprenditore o un amministratore, il problema concreto non è l'aver "adottato" il modello, ma l'essere in grado di dimostrare l'effettività dello stesso davanti a un giudice. Se in sede di giudizio emerge che i controlli previsti non sono mai stati eseguiti, o che l'Organismo di Vigilanza (OdV) è rimasto un ente dormiente, il Modello 231 non ha alcun valore esonerativo. L'ente rimane pienamente esposto a sanzioni pecuniarie e interdittive che possono compromettere la continuità aziendale. La ragione pratica per richiedere una valutazione professionale risiede proprio in questo: colmare il gap tra la procedura scritta e l'evidenza documentale, trasformando l'operatività in prova giudiziaria.

La giurisprudenza consolidata della Corte di Cassazione ha chiarito che l'adozione formale non è sufficiente. Si parla di "modello di carta" quando esiste un divario insanabile tra le procedure e l'operatività quotidiana. La difendibilità si costruisce implementando presidi concreti e aggiornandoli costantemente in base all'evoluzione del business e della normativa vigente.

Si segnala l'importanza dell'adeguamento dei Modelli 231 a seguito del

, convertito con modificazioni dalla

. Tale normativa ha introdotto modifiche sostanziali all'

del D.Lgs. 231/2001, in particolare per quanto concerne gli illeciti legati ai rifiuti e la cosiddetta "Terra dei Fuochi". Gli enti che operano in settori a impatto ambientale devono verificare l'inserimento dei nuovi marker di rischio e l'aggiornamento delle procedure di controllo relative ai flussi di smaltimento e trasporto rifiuti per evitare sanzioni amministrative aggravate.

Mappatura dei processi e analisi del rischio: l'approccio multidisciplinare

Un Modello 231 efficace non può essere un prodotto standard "chiavi in mano". Ogni realtà aziendale presenta profili di rischio peculiari: un'azienda che interagisce costantemente con la Pubblica Amministrazione ha vulnerabilità diverse rispetto a una società che opera esclusivamente in mercati privati o che gestisce flussi di pagamento internazionali complessi.

La mappatura dei rischi deve essere un processo dinamico. Non riguarda solo l'elenco dei reati presupposto, ma l'analisi di come tali reati possano concretamente manifestarsi all'interno dei flussi operativi. È qui che emerge il valore del coordinamento multidisciplinare. Il ruolo del commercialista, del consulente del lavoro e dei professionisti associati è determinante: chi gestisce la fiscalità e gli assetti societari è il primo a poter intercettare anomalie nei flussi di cassa o incongruenze nei costi di rappresentanza che potrebbero configurare reati di corruzione o frode fiscale.

Matrice area di rischio, processo e verifica documentale

Per evitare la compliance formale, è necessario collegare ogni rischio a un'evidenza documentale specifica. Di seguito una matrice di sintesi per l'audit della difendibilità:

• Area Rischio: Corruzione/Tangenti $\rightarrow$ Processo: Gestione regali e ospitalità $\rightarrow$ Documento da verificare: Registro regali firmato, approvato e periodicamente auditato.
• Area Rischio: Reati Tributari $\rightarrow$ Processo: Validazione flussi finanziari $\rightarrow$ Documento da verificare: Report trimestrali di riconciliazione fiscale e verbali di approvazione spese straordinarie.
• Area Rischio: Ambientale (D.L. 116/2025) $\rightarrow$ Processo: Gestione rifiuti e trasportatori $\rightarrow$ Documento da verificare: Check-list di due diligence trasportatori, registri di carico/scarico e certificati di avvenuto smaltimento (art. 25-undecies).
• Area Rischio: Salute e Sicurezza $\rightarrow$ Processo: Formazione sicurezza $\rightarrow$ Documento da verificare: Verbali di formazione, attestati di presenza e registri di consegna DPI.
• Area Rischio: Frodi tra Privati $\rightarrow$ Processo: Selezione fornitori $\rightarrow$ Documento da verificare: Check-list di due diligence controparti e visure camerali aggiornate.

Scenario operativo: la vulnerabilità dell'aggiornamento tardivo

Consideriamo il caso di un'impresa manifatturiera che ha adottato un Modello 231 cinque anni prima. Nel frattempo, l'azienda ha digitalizzato l'intero ciclo di fatturazione, ha introdotto nuovi canali di vendita tramite agenti esteri e ha iniziato a gestire rifiuti speciali attraverso nuovi canali di smaltimento.

Se il sistema di controllo non è stato aggiornato per includere le nuove modalità di pagamento, i protocolli di verifica per i terzi (due diligence) e le nuove prescrizioni della L. 147/2025 sull'art. 25-undecies, l'esistenza del vecchio Modello è irrilevante. In caso di contestazione per corruzione o per illeciti ambientali legati ai rifiuti, l'ente non potrà dimostrare di aver presidiato i nuovi rischi. Il sistema di compliance risulterebbe inefficace, rendendo l'azienda pienamente responsabile.

Questo scenario evidenzia che la difendibilità non è uno stato statico, ma un processo di manutenzione continua. Per approfondire come strutturare queste prove, è possibile consultare i nostri approfondimenti sulla governance documentale per comprendere come trasformare l'operatività in prova giudiziaria.

La catena documentale: trasformare l'operatività in prova

Il passaggio fondamentale per ogni ente è trasformare l'operatività in prova. In un eventuale procedimento, non basterà dichiarare che "l'azienda segue le procedure"; sarà necessario esibire la documentazione che ne attesta l'avvenuta esecuzione. La catena documentale è l'insieme di prove che dimostrano l'effettività del sistema.

Gli elementi chiave di questa catena includono:

• Protocolli di comunicazione: Non semplici email, ma evidenze che le direttive di compliance siano state diffuse, comprese e sottoscritte dal personale chiave.
• Verbali dell'OdV: Report critici che documentino l'attività di vigilanza, le segnalazioni ricevute e le prescrizioni inviate all'organo di gestione. Un OdV che produce verbali stereotipati è un segnale di allerta per l'autorità giudiziaria.
• Registri di monitoraggio e audit: Documenti che attestino le verifiche periodiche effettuate sui processi a rischio, incluse le verifiche sui nuovi marker 255-bis, 255-ter e 256-bis ove applicabili.

Un errore frequente è l'isolamento dell'OdV dal dipartimento amministrativo. Se il consulente del lavoro o il commercialista rilevano anomalie nei flussi di personale o nei pagamenti, ma queste informazioni non raggiungono l'Organismo di Vigilanza, la catena di controllo si interrompe, annullando l'efficacia del modello.

Quando richiedere un audit professionale: i segnali di allerta

L'autocertificazione dell'efficacia del Modello è uno dei rischi più sottovalutati. Molti imprenditori ritengono che, non avendo mai avuto contestazioni, il sistema funzioni. Al contrario, l'efficacia si misura sulla capacità di intercettare l'errore prima che diventi reato.

È necessario un intervento professionale urgente quando si riscontrano le seguenti red flags:

• Cambiamenti strutturali rapidi: Acquisizioni di nuove società, ingresso in mercati esteri o modifiche profonde della governance societaria senza un corrispondente aggiornamento del ModOG.
• Inattività dell'OdV: L'Organismo di Vigilanza non produce report significativi o non interagisce con il management da oltre un anno.
• Scollegamento amministrativo: Le anomalie rilevate in contabilità o nella gestione del lavoro non vengono integrate nel sistema di monitoraggio 231.
• Mancanza di aggiornamento normativo: Il Modello non integra le novità del 2025 in materia di reati ambientali e rifiuti (L. 147/2025).
• Mancanza di formazione: Il personale non conosce le procedure di segnalazione (whistleblowing) o non è aggiornato sui nuovi reati presupposto.

In queste circostanze, un audit esterno condotto con un approccio documentale rigoroso può identificare le lacune e allineare i processi operativi alla normativa, riducendo l'esposizione al rischio.

In sintesi

La responsabilità amministrativa degli enti non si risolve con l'acquisto di un manuale, ma con la creazione di un sistema di gestione dei rischi che sia effettivamente difendibile. I punti chiave per un'impresa prudente sono:

• Superare la formalità: Il Modello deve riflettere l'operatività reale, non un'astrazione giuridica.
• Integrare le competenze: Il coordinamento tra consulente legale, commercialista e consulente del lavoro è essenziale per monitorare i flussi economici e gestionali.
• Costruire prove: Ogni controllo deve lasciare una traccia documentale certa (verbali, registri, report).
• Aggiornare costantemente: Il sistema deve evolvere con l'azienda e con la normativa vigente, includendo i recenti aggiornamenti del 2025 sui reati ambientali.

Se desideri sottoporre il tuo attuale Modello 231 a una valutazione professionale per capire se sia effettivamente difendibile o se necessiti di supporto per implementare un sistema di governance orientato alla sostanza, ti invitiamo a richiedere un audit preliminare. Per procedere, sarà necessario definire il perimetro del caso e fornire i documenti di sintesi dell'attuale organizzazione.

Fonti normative e riferimenti da verificare

• D.Lgs. 231/2001: Testo aggiornato disponibile su Normattiva, riferimento principale per la responsabilità amministrativa degli enti.
• D.L. 8 agosto 2025 n. 116 e L. 3 ottobre 2025 n. 147: Modifiche all'art. 25-undecies in materia di illeciti legati ai rifiuti (GU Serie Generale n. 233 del 07-10-2025).
• Giurisprudenza della Corte di Cassazione (Sezioni Penali): Orientamenti in merito al concetto di "efficacia e effettività" dei modelli organizzativi per l'esonero della responsabilità.
• D.Lgs. 152/2006: Norme in materia ambientale per l'integrazione della mappatura dei rischi.