La responsabilità amministrativa degli enti non si gestisce con un elenco astratto di reati presupposto: nel modello organizzativo 231 ciascun rischio rilevante deve essere ricondotto a un’attività aziendale, a chi decide, al protocollo applicabile e a documenti che mostrino come il controllo viene svolto. La verifica utile parte quindi dalla mappa reale dei processi, non dalla sola parte speciale del modello.
Per gli amministratori e le funzioni di controllo, la decisione concreta è distinguere tra un aggiornamento solo formale e un adeguamento che riallinei ruoli, deleghe, flussi finanziari, flussi verso l’OdV e verbali. L’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 richiede che il modello individui le attività nel cui ambito possono essere commessi reati e preveda protocolli per la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente. Questo non consente conclusioni automatiche su un caso concreto, ma indica il criterio con cui ordinare la verifica.
In sintesi
- I reati presupposto servono a delimitare le aree da esaminare, non a sostituire l’analisi dei processi reali.
- Il modello organizzativo 231 va confrontato con poteri effettivi, decisioni, procedure, autorizzazioni e controlli documentati.
- Una delega o una procura non allineata al processo può rendere incoerenti attribuzioni, protocolli e flussi informativi.
- L’aggiornamento normativo richiede una verifica del testo vigente e della matrice dei rischi, senza dedurre da solo l’applicabilità di una fattispecie al singolo ente.
- OdV, organo dirigente e responsabili operativi devono poter ricostruire chi ha deciso, con quali controlli e quale evidenza.
Reati presupposto e responsabilità amministrativa degli enti: la verifica utile
Nel sistema 231, il catalogo normativo è il punto di ingresso, non il punto di arrivo. La domanda operativa non è soltanto se una fattispecie sia richiamata dalla disciplina, ma quale attività dell’impresa potrebbe essere interessata, quale decisione la governa e quale presidio ne rende controllabile l’esecuzione.
Per esempio, se il modello individua come sensibile la scelta di un fornitore o l’affidamento di un servizio, la verifica deve raggiungere il processo: chi propone, chi autorizza, quali limiti di spesa operano, come sono verificati requisiti e prestazioni, dove resta traccia della decisione e quale flusso è previsto verso l’OdV. Il medesimo criterio vale per i processi societari, finanziari, commerciali e per gli ambiti specialistici che l’attività svolta rende sensibili.
La documentazione da confrontare comprende normalmente organigramma e funzionigramma, deleghe e procure, procedure e istruzioni operative, delibere e verbali, evidenze autorizzative, registri dei controlli, contratti o incarichi pertinenti e flussi informativi dell’OdV. Non è necessario accumulare documenti non collegati a un processo: occorre invece ricostruire una catena coerente tra potere, decisione, controllo ed evidenza.
Un errore frequente è attribuire al protocollo una funzione meramente descrittiva. Il testo dell’art. 6 richiede “specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell'ente”. Per la verifica documentale, ciò suggerisce di controllare che il protocollo indichi almeno passaggi decisionali, soggetti coinvolti, limiti autorizzativi, controlli e modalità di conservazione delle evidenze; è un criterio organizzativo di analisi, non una formula che qualifichi da sola il modello o il singolo fatto.
Box di aggiornamento normativo: D.L. 116/2025 e l. 147/2025
Il D.L. 116/2025 reca modifiche all’art. 25-undecies del D.Lgs. 231/2001. La L. 147/2025 ha convertito il decreto-legge con le modificazioni riportate nell’allegato. Per questo, prima di aggiornare una parte speciale o una matrice, è necessario confrontare il testo consolidato vigente con la versione del modello in uso, annotando data della verifica, soggetto incaricato e decisioni assunte.
L’art. 25-undecies contiene richiami a fattispecie ambientali; nel testo fornito è presente il richiamo ai reati di cui all’art. 256 del D.Lgs. 152/2006. Le disposizioni degli artt. 255-bis, 255-ter, 256 e 256-bis meritano quindi una lettura coordinata nell’aggiornamento dei processi che riguardano rifiuti, soggetti esterni, autorizzazioni e tracciabilità operativa. La sola presenza di una norma, tuttavia, non permette di affermare quale rischio sia applicabile a una specifica impresa: la conclusione dipende da attività svolte, ruoli, luoghi operativi, autorizzazioni e fatti documentati.
Matrice tra area di rischio, processo e documento
| Area di rischio | Fattispecie o processo aziendale da leggere | Documento da verificare |
|---|---|---|
| Gestione operativa dei rifiuti | Art. 256: raccolta, trasporto, recupero, smaltimento, commercio o intermediazione; verifica di autorizzazioni, incarichi e passaggi di responsabilità. | Autorizzazioni o iscrizioni pertinenti, contratti, ordini, registri e controlli sui soggetti incaricati. |
| Deposito e movimentazione | Art. 255-bis: abbandono o deposito di rifiuti non pericolosi nei casi indicati dalla norma; processo di presidio delle aree e segnalazione delle anomalie. | Istruzioni di gestione delle aree, attribuzioni di responsabilità, verbali di controllo e segnalazioni interne. |
| Rifiuti pericolosi | Art. 255-ter: abbandono o deposito di rifiuti pericolosi; processo di classificazione, custodia, movimentazione e escalation. | Procedure operative, nomine o incarichi, registrazioni di controllo, verbali di anomalie e flussi OdV. |
| Eventi di combustione | Art. 256-bis: combustione illecita di rifiuti; processo di prevenzione, presidio delle aree e gestione dell’evento. | Procedure di segnalazione, rapporti di evento, evidenze di intervento e verbali di riesame. |
La matrice non è un giudizio sulla responsabilità dell’ente né un catalogo da copiare nel modello. Serve a far emergere incongruenze verificabili: una procedura assegna un controllo a una funzione che non ha poteri; un contratto non identifica chi verifica l’esecutore; un flusso verso l’OdV è previsto ma non ha periodicità, responsabile o evidenze.
Flusso documentale per la verifica del fascicolo 231
- Dato iniziale: acquisire l’ultima versione del modello organizzativo 231, la mappa delle attività sensibili e l’elenco degli aggiornamenti normativi o organizzativi intervenuti dopo la sua approvazione.
- Confronto con l’operatività: per ogni area sensibile, associare il processo effettivo, il titolare della decisione, deleghe o procure, protocollo, controllo e documento prodotto. Se uno di questi elementi manca o indica un soggetto diverso, l’incongruenza va registrata.
- Verifica delle evidenze: controllare se delibere, autorizzazioni, report, registri, verbali e flussi OdV consentano di ricostruire il controllo nel tempo, non soltanto la sua previsione nel modello.
- Decisione e assegnazione: classificare gli interventi tra aggiornamento del modello, revisione di deleghe o procedure, attivazione di un flusso informativo, formazione mirata o approfondimento specialistico; attribuire responsabile, documento atteso e data di riesame.
Se la mappa dei rischi non corrisponde più alla struttura aziendale, conviene iniziare dalla ricostruzione dei documenti essenziali prima di riscrivere sezioni del modello. Approfondisci i documenti da preparare per la verifica del modello organizzativo 231.
Quando coinvolgere lo studio e come impostare il contatto
È opportuno coinvolgere un professionista quando emerge una modifica di assetto, una delega non coerente con l’operatività, un processo senza evidenze di controllo, un aggiornamento normativo da tradurre nella matrice o un flusso OdV previsto ma non effettivamente tracciato. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del modello 231, degli assetti organizzativi, dei processi amministrativi, dei flussi finanziari, dei documenti societari e della tracciabilità delle decisioni; per gli aspetti specialistici coordina professionisti associati.
Nel contatto iniziale descrivete la situazione, l’urgenza e un elenco dei documenti disponibili. Non inviate allegati personali o riservati nel form: eventuali documenti saranno trasmessi solo dopo il contatto, attraverso un canale sicuro concordato con lo studio.
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